Datenschutzhinweise

Verantwortlicher

ELOVIA ESTATE, [Anschrift – noch eintragen], [E-Mail – noch eintragen]

Datenschutzbeauftragte/r: [Datenschutzbeauftragte/r – noch eintragen]

Welche Daten wir verarbeiten und warum

Wir verwalten Wohnungseigentümergemeinschaften, Mietobjekte und Sondereigentum. Dafür verarbeiten wir Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten), Vertrags- und Objektdaten, Zahlungs- und Buchungsdaten, Meldungen und Nachrichten, Zählerstände sowie hochgeladene Dokumente und Fotos.

Rechtsgrundlagen: Erfüllung des Verwalter-, Miet- bzw. Eigentümerverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), gesetzliche Pflichten etwa aus dem Wohnungseigentumsgesetz, dem Handels- und Steuerrecht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an einer sicheren, ordnungsgemäßen Verwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Digitale Zustellung von Schreiben erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können.

Portal und Anmeldung

Für die Anmeldung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, ein verschlüsseltes Passwort und den zweiten Faktor (Authenticator-App). Sicherheitsrelevante Aktionen werden protokolliert.

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies ein: für die Anmeldung und für die zuletzt gewählte Liegenschaft. Es gibt keine Werbe- oder Analyse-Cookies.

Hochgeladene Dateien werden vor der Anzeige automatisch auf Schadsoftware geprüft.

Suchauftrag

Wenn Sie uns einen Suchauftrag geben (auf unserer Angebotsseite oder im Gespräch), speichern wir Name, Kontaktdaten und Ihre Wünsche (Ort, Preis, Zimmer, Fläche, Notiz), um Sie über passende Angebote zu informieren. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können – dann löschen wir den Suchauftrag. Nach zwölf Monaten fragen wir nach, ob Sie weiter suchen.

Wer Ihre Daten sieht

Innerhalb des Portals sehen Personen nur, was sie für ihre Aufgabe brauchen: Mieterinnen und Mieter ihre Wohnung, Eigentümer ihre Einheiten und die Gemeinschaft, Handwerker nur ihre Aufträge. Das wird in der Datenbank erzwungen.

Wir setzen Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Art. 28 DSGVO), insbesondere für Hosting und Datenbank (Rechenzentrum in Deutschland bzw. Frankfurt am Main) und – sobald eingerichtet – für den E-Mail-Versand. Weitere Empfänger sind z. B. Banken, Steuerberater, Handwerker im Rahmen eines Auftrags und Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt. Sollte sich das ändern (z. B. für eine KI-gestützte Auswertung), informieren wir vorab; Vorschläge einer KI werden immer von einem Menschen geprüft.

Wohnungsbewerbung und Kaufinteresse

Wenn Sie sich für eine Wohnung interessieren, speichern wir Ihre Anfrage (Name, Kontaktdaten, Nachricht) und – wenn Sie über unseren Link einen Termin wählen – Ihren Besichtigungstermin. Eine Selbstauskunft fragen wir erst nach der Besichtigung an; sie enthält nur Angaben, die für die Auswahl zulässig sind, und Sie geben sie freiwillig mit Ihrer Einwilligung ab (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Bei Kaufinteresse vermerken wir Ihr Kaufangebot und die Art des vorgelegten Finanzierungsnachweises; den Nachweis selbst speichern wir nicht. Angebot und Finanzierungsart legen wir dem Eigentümer zur Zustimmung vor. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wenn Sie eine Immobilie kaufen möchten, die wir als Makler anbieten, fragen wir vor dem vollständigen Exposé Ihren vollen Namen, Ihre Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum ab und halten Ihre Zustimmung zu unseren Geschäftsbedingungen mit Maklerklausel fest – mit Zeitpunkt, einer Prüfsumme Ihrer Internetverbindung (nicht der IP-Adresse selbst) und dem verwendeten Browser. Wir halten außerdem fest, wann Sie das Exposé und Unterlagen im Datenraum geöffnet haben. Das dient dem Nachweis unseres Provisionsanspruchs (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Diesen Nachweis bewahren wir bis zum Ende des dritten Jahres nach dem Ende der Vermarktung auf (Verjährung, §§ 195, 199 BGB), auch wenn Ihre übrigen Angaben schon gelöscht sind.

Für die Lagebeschreibung im Exposé übermitteln wir nur die Anschrift der Immobilie an den Kartendienst OpenStreetMap, keine Angaben über Sie.

Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die übrigen Angaben sechs Monate nach der Absage.

Wie lange wir Daten speichern

Buchhaltungs- und Abrechnungsunterlagen bewahren wir zehn Jahre auf (§ 147 AO, § 257 HGB). Andere Daten löschen wir, wenn sie für die Verwaltung nicht mehr nötig sind, in der Regel drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem das Vertragsverhältnis endete. Absagen von Mietinteressenten löschen wir nach sechs Monaten.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei: [zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde – noch eintragen].

Für Anfragen genügt eine Nachricht im Portal oder eine E-Mail an die oben genannte Adresse.